«Геотек Холдинг». Создание системы управленческой отчетности


Создание системы управленческой отчетности «Геотек Холдинг»

В компанию «Геотек Холдинг» внедрена удобная и гибкая система на базе «1С: Консолидация» на платформе «1С: Предприятие 8». Автоматизировано 40 рабочих мест. В результате, время формирования ежеквартальной отчетности в компании сократилось с трех дней до шести часов, что, естественно отразилось на эффективности управления.

Содержание:

Новая система позволяет отказаться от ручного ввода данных, упростить и ускорить процесс формирования управленческой отчетности, минимизировать ошибки. С момента внедрения системы электронный обмен файлами Excel, в части составления управленческой отчетности, сократился до нуля. Благодаря механизму «бесшовной» интеграции конфигураций, получать ту или информацию стало возможно напрямую из «1С: Консолидация» без использования промежуточных файлов.

Рис. 1 Схема работы до внедрения «1С: Консолидация»

Директор по управлению экономической эффективностью «Геотек Холдинг»  Николай Козлов вспоминает: «До начала запуска проекта на предприятии уже использовались некоторые информационные системы. Это программа «1С: Управление производственным предприятием 8» для автоматизации бухгалтерского и налогового учета. Система Microsoft Business Solutions — Axapta, предназначенная для хранения производственных данных, и система Quiсk View, предназначенная для формирования удобного представления управленческой отчетности в различных разрезах.

Однако этого было недостаточно и хотелось более функциональной и гибкой системы, которая могла бы оптимизировать бизнес-процессы подготовки управленческой отчетности, в том числе сократить количество возникающих ошибок».

Рис. 2 Схема работы после внедрения «1С: Консолидация»

Запуск проекта пришелся на конец мая 2013 года. Перед тем как начать внедрять новую систему в крупный холдинг, необходимо было провести анализ существующих бизнес-процессов заказчика.

На тот момент сбор отчетности (БДР и Баланс управленческий) осуществлялся вручную. То есть оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) выводилась по каждой компании и за каждый период, далее подключались выгруженные данные из других учетных систем. После чего полученная информация определенным алгоритмом консолидировалась в сводный файл.

Оптимизация процессов по формированию управленческой консолидированной отчетности проходила в несколько этапов.

Этап «Интеграция»

На данном этапе проводились следующие работы:

      • Первоначальная загрузка классификаторов
      • Загрузка сводных производственных сводок из Axapta
      • Загрузка данных по численности (Excel и УПП)
      • Разработка форм импорта плановых данных БДР
      • Загрузка плановых расценок напрямую из Oracle Hyperion

Первоначальные результаты внедрения системы комментирует руководитель проекта Никита Иванов: «Интеграция является одним из ключевых этапов процесса, так как в зависимости от полученных данных будет проводиться расчет итоговых сумм. За счет оптимизации процесса сбора данных на этапе интеграции удалось избежать такой проблемы, как отсутствие некоторой аналитики из-за трудоемкости обработки громоздких электронных таблицКак следствие, значительно снизилось влияние «человеческого фактора» на формирование отчетности, а также повысилась достоверность данных».

Этап «Управленческие корректировки. Управленческая выручка»

Этот этап включает в себя:

  • Разработка формы расчета управленческой корректировки
  • Разработка механизма контроля балансировок управленческих корректировок и отношения их к периоду
  • Разработка формы управленческой выручки

Этап « Лизинг»

  • Разработка интеграционной формы – загрузка данных по ОС и УУ
  • Разработка расчетной формы поправки по лизингу

Этап «Сверка ВГР и элиминация»

Этап «Сверка ВГР и элиминация» подразумевает:

  • Разработка сверки оборотов
  • Разработка  сверки остатков (ДЗ/КЗ)
  • Разработка аналитического отчета по сверке оборотов
  • Разработка аналитического отчета по сверке остатков
  • Разработка механизма элиминации и консолидации Оборотного капитала
  • Элиминация БДР (алгоритмы расчета)

По словам руководителя проекта: «Автоматизация процесса сверки расчетов внутри группы, а также автоматический расчет элиминационных корректировок позволили сократить  время на проведение сверки внутри холдинга. У сотрудников финансового отдела появилось время на решение других важных задач, поскольку для начала сверки необходимо лишь ввести параметры, по которым нужно произвести сверку расчетов. Система автоматически сформирует «шахматку», а финансистам останется лишь проанализировать результаты».

Рис. 3 Аналитические отчеты. Сверка ВГР

Этап «Выходные формы – отчеты»

  • Разработка БДР
  • Разработка отчета по материалам
  • 91 счет и услуги УК (из 26 счета)
  • Разработка форм оборотного капитала

«Механизм расшифровок, реализованный в программе, позволил анализировать показатели, вплоть до первичных данных, и выявлять первопричины тех или иных итоговых показателей».

Рис. 4 Аналитические отчеты. БДР

Этап «Выгрузка данных для системы Oracle Hyperion»

 Этап «Выгрузка данных для системы Oracle Hyperion» является предпоследним этапом внедрения и подразумевает разработку обработки выгрузки данных для системы Oracle Hyperion. Именно этот шаг вызвал некоторые сложности.

«Одной из возникших проблем стал выбор способа обмена данными с системой Oracle Hyperion , — отмечает Никита. Однако нам удалось создать инструмент обмена напрямую с таблицами данных на сервере.

Механизм обеспечивает «бесшовную» интеграцию конфигураций. Данные, введенные в «1С: Управление производственным предприятием 8» через определенное время становятся доступными в «1С: Консолидация». Следовательно, получить ту или информацию можно напрямую из «1С: Консолидация» без использования каких-либо промежуточных файлов».

На последнем этапе проекта разрабатывалась пользовательская документация и проводилось обучение сотрудников компании.

«Для пользователей, работающих в других конфигурациях 1С, не представится сложностей в работе с новой системой, поскольку пользовательский режим выполнен в понятном, интуитивном интерфейсе».

Рис.5 «Рабочий стол Консолидации». В левой части отображается список отчетных периодов. В правой – аналитические отчеты.

Результаты

Проект по созданию системы управленческой отчетности закончился в декабре 2013 года. В результате внедрения новой системы были достигнуты следующие показатели:

  • Улучшено качество подготовки управленческих отчетов за счет предварительной сверки и урегулирования внутригрупповых операций.

Рис. 6 Этапы подготовки отчетности (в виде диаграммы)

  • Обеспечена прозрачность отчетов, что является гарантией более точного  планирования трудовых ресурсов и затрат, формирования дальнейших стратегических и бизнес-планов.
  • Топ-менеджеры и экономисты компании получили управленческую индивидуальную и консолидированную отчетность без потери связи с учетными системами, когда любая цифра может быть расшифрована до документа.

Рис. 7 Консолидированный отчет БДР по БЕ

  • Загрузка данных в систему осуществляется  из электронных таблиц Excel, «1С: Управление производственным предприятием» по следующим показателям: доходы и расходы, движения денежных средств, взаиморасчеты, бюджетный баланс, управленческий баланс, производственная сводка, лизинговые данные, а также кадровые данные и фонд оплаты труда.

Рис. 8 Интеграция с Excel. Загрузка данных производственных сводок из Excel.

  • Проверенные фактические данные передаются Oracle Hyperion Planning для подготовки план-фактного анализа показателей холдинга.

Рис. 9 Выгрузка в Hyperion

  • Реализована двухсторонняя связь с Oracle Hyperion Planning в части производственной информации.

Результаты проекта комментирует директор по управлению экономической эффективностью «Геотек Холдинг» Николай Козлов: «Самым важным результатом является возможность формирования управленческой консолидированной отчетности в оперативные сроки. Сейчас на подготовку отчета уходит всего шесть часов, ранее для этого необходимо было закладывать порядка трех дней.

Также автоматизирована самая трудозатратная и рутинная процедура – это выгрузка данных. Благодаря автоматизации расхождения при формировании внутригрупповых отчетов сведены к нулю.

В итоге, мы получили систему, удобную в использовании, а также эффективный инструмент прогнозирования и анализа деятельности всего нашего холдинга».