Waymark Management


Автоматизация бюджетирования и казначейства в группе компаний «Waymark Management» на базе программного продукта «1С: Консолидация 8»

В результате внедрения системы значительно упростился принцип обработки заявок на расходы денежных средств. Процесс максимально автоматизирован и выполняется по предварительно настроенным маршрутам согласования. Благодаря этому уровень оперативности в принятии решений и управление финансовыми потоками компании серьезно выросли.

Рис. 1 Схема работы после внедрения «1С: Консолидация 8″

Задачи внедрения

Компания «Waymark Management» является оператором международной программы поддержки русскоговорящих путешественников, которая объединяет в себе широкий спектр услуг в сфере международного туризма.

К моменту внедрения системы руководители подразделений компании «Waymark Menegement» для управления денежными средствами и бюджетированием использовали табличные редакторы «Google Docs», которые не могли обеспечить достоверность и прозрачность отчетов по причине отсутствия единого стандарта обработки данных. Excel также не мог предоставить необходимый уровень аналитики: много времени тратилось на ручной ввод данных, вследствие чего возникали ошибки, и специалисты не всегда могли определить, откуда появилась та или иная цифра. Это, естественно, приводило к трудностям при консолидации данных.

Рис.2 Схема работы до внедрения «1С: Консолидация 8″ Проект стартовал в июле 2013 года. Перед проектной командой были поставлены следующие задачи:

  • Оптимизация денежных потоков.
  • Сокращение времени подготовки управленческого отчета и бюджетирования.
  • Создание эффективного инструмента для анализа финансовой деятельности компании.

Процесс создания автоматизированной системы представляет собой упорядоченные во времени и взаимосвязанные между собой этапы работ.

Этап «Создание системы ЦНСИ»

На первом этапе был организован односторонний обмен данными централизуемых справочников между «1С: Консолидация» и учетными базами.

Система является источником для ввода всей необходимой централизованной  нормативно-справочной информации (ЦНСИ). Вся НСИ синхронизируется с учетными локальными системами. Выгрузка в «1С: Консолидация» осуществляется ежедневно в автоматическом режиме.

Этап «Бюджетирование»

После того, как нормативно-справочная информация была занесена в систему (плановые данные вводились вручную, а фактические данные подтягивались автоматически из локальных систем учета), проект перешел на следующий этап.

В Системе было создано два вида отчета: «БДР» для хранения бюджетов по статьям доходов и расходов и «БДДС» для хранения бюджетов, касающихся движения денежных средств. Суммы по бюджетам в отчете хранятся в разрезе: «Статья», «Департамент», «Проект».

Следует отметить, что «1С: Консолидация 8» предоставляет возможность работы по типу тонкого клиента. В данном случае, вся работа происходит в интернет-браузере, не требуется установки дистрибутива «1С» на локальном компьютере. В результате, снимаются ограничения по физическому расположению сотрудников на рабочих местах.

Рис.3 Работа по типу тонкого клиента

  • Бюджет доходов и расходов

На этом этапе был разработан «с нуля» управляемый интерфейс, в котором пользователь вводит плановые данные с дальнейшим их сохранением и получает фактические данные без возможности их изменения. Фактические сведения всех учетных систем поступают из основного регистра бухгалтерии. После сохранения информации по одному бюджету пользователь может переключиться на режим ввода данных по другому бюджету и продолжить работать с формой без потери информации.

  • Бюджет движения денежных средств

Реализация данного блока аналогична блоку «Бюджет доходов и расходов».

Плановые данные по бюджету движения денежных средств определяют суммовые границы в разрезе вышеперечисленных измерений за период, по которому производится контроль сумм в заявках на расходование средств на этапе «Казначейство».

В результате разработанных в системе форм БДСС и форм БДР, была получена возможность вводить плановые данные на основании полученных фактических данных за более ранние периоды и осуществлять план-фактный анализ, позволяющий клиенту значительно увеличить степень управляемости компании.

Этап «Казначейство»

На этапе «Казначейство» была выполнена настройка работы с заявками на расходование денежных средств, настройка процедур согласования заявок, разработка аналитического отчета по статусу заявок (на какую сумму заявок сделано, сколько удовлетворено, сколько оплачено), разработка аналитического отчета по платежам: плановым, фактическим и настройку прав доступа.

Рис. 4 Процесс формирования заявок

  • Процесс формирования заявок

1. Непосредственный ввод заявок в систему «1С: Консолидация 8».

Заявка регистрируется путем формирования документа «Заявка на расходование денежных средств». В заявке отображаются контролируемые показатели, роль которых выполняют плановые данные БДДС, которые информируют о превышении установленного лимита.

В системе предусмотрена функция «Суперпользователь», благодаря которой возможно проведение заявки с превышением контролируемых лимитов. Также документ можно редактировать до отправки его на согласование.

2. Согласование и утверждение заявок Инициатор (любой пользователь системы) создает заявку, получает уведомления о статусе заявки по электронной почте.

Директор (конкретный пользователь системы) при помощи отборов в журнале заявок может увидеть все заявки к согласованию. Может перевести заявку в статус «Утверждена» или «Отклонена», оставив соответствующий комментарий.

Финансовый контроллер проверяет заявку на соответствие бюджету и принимает решение о переводе статуса заявки «На оплате» или «Отложена».

3. Формирование платежных поручений

Платежные поручения формируются автоматически на основании заявок, прошедших утверждение и размещение: соответствующие документы «Заявка на расходование денежных средств» переводится в состояние «На оплате», а инициатор получает уведомление. Данная возможность предоставляется справочником «Реестр платежных поручений».

Результаты

Благодаря созданной системе ЦНСИ, настроенным механизмам формирования БДР и БДДС, а также составлению аналитических отчетов, у руководства компании появилась возможность  оперативно получать фактические данные, контролировать расходы и прогнозировать дальнейшее развитие бизнеса.

Для сотрудников финансовых отделов также были созданы все ресурсы для анализа платежей, контроля установленных лимитов, составления платежных календарей и планирования выплат в самые короткие сроки.

В итоге внедрения автоматизированной системы бюджетирования и казначейства удалось реализовать поставленные задачи и получить эффективный инструмент финансово-экономического управления.

Комментарии от участников проекта

Дмитрий Малугин, руководитель проекта: «Стоит отметить достаточно высокую гибкость системы для решения частных задач, которые могут возникнуть в результате организационных или структурных изменений в группе компаний».

Денис Ключников, финансовый директор компании «Waymark Management»: «По итогу проекта компания «Waymark Management» получила эффективный инструмент финансового планирования и управления денежными средствами. В нашей компании полностью налажен  процесс согласования и контроля исполнения платежей (блок «Казначейство»), бюджетирование.  Данные по группам компании консолидируются в единой информационной системе ЦНСИ».